Savo jėgomis ar pasitelkiant išorinį ekspertą?

Kalbėdama su įmonių savininkais girdžiu abejones “na, mes labai maži, ar tikrai jūsų paslaugos mums tinka?” arba “mes labai nedideli ir paprastai darome viską patys”. Visa tai man skamba labai pažįstamai, tad nusprendžiau šią temą išplėtoti straipsnyje. Ne vienus metus dirbau mažose įmonėse, buvau įkūrusi ir savo verslą, ir šias – „įmonės dydžio“ bei „daryti patiems“ – dilemas puikiai suprantu.

Tiesa, pradžioje būtų teisinga apsitarti, ką reiškia tekste naudojami žodžių junginiai „išorinis specialistas“ ar „išorinis ekspertas“. Naudodama šiuos žodžių junginius turiu omenyje tiek įmones, tiek laisvuosius profesionalus, kurie pasitelkiami konkrečiam projektui ar problemai spręsti. Nors tekste naudoju vyriškos giminės žodžių junginį „išorinis ekspertas“ – ši sąvoka šiame tekste apibrėžia ne lytį, o paslaugą, kurią teikia ne įmonėje dirbantys žmonės.

Kam ta pagalba iš šalies, jei galime viską padaryti patys?

Pamenu, ne vieną situaciją, kuomet norėdami įgyvendinti konkrečias idėjas su įmonės savininkais svarstėme, pirkti paslaugas ar bandyti pasidaryti savo jėgomis. Kartais nuspręsdavome daryti patys, kartais pasirinkdavome išorinius specialistus. Puikiai pamenu tą vidinį  pasipriešinimo jausmą, kai kildavo klausimas: “o gal vis tik išorinė pagalba?” Tas pasipriešinimas pirmiausiai būdavo susijęs nerimu, kad ateis kažkas iš šalies ir imsis aiškinti, kaip ir ką daryti, o kartais su pojūčiu, kad “galiu, žinau, kaip tai padaryti”.

Sprendimas daryti patiems nėra nei geras, nei blogas, tik dažnai jis turi savo kainą, kuri nebūtinai tiesiogiai išreikšta pinigais, bet yra susijusi su laiku, kurio įmonės žmonės turi rasti papildomam projektui ar idėjai įgyvendinti ir tai apima ne tik kūrybinį ir įgyvendinimo procesus, bet ir informacijos paiešką, kokių duomenų, žinių ar priemonių reikia konkrečiam sprendimui įgyvendinti. O tam tikrose situacijose, kai įmonė neturi galimybės samdyti išorinius žmones, tai yra vienintelė išeitis galinti padėti judėti toliau ir norima linkme plėtoti įmonės veiklą.

“Daryti patiems” privalumai:

  • tai galimybė išmokti naujų dalykų ir sustiprinti komandą, ypač, jei procese dalyvauja daugiau nei 1 įmonės žmogus.

“Daryti patiems” trūkumai:

  • pasiėmus daryti papildomus darbus gali nukentėti tiesioginio darbo kokybė, 
  • galutinio rezultato įgyvendinimo trukmė taip pat gali išsitęsti, ir dėl laiko, ir dėl žinių trūkumo.

Jei pasirenkate konkrečią idėją įgyvendinti patys, prieš imdamiesi projekto būtinai atsakykite sau į papildomus klausimus tokius, kaip:

  • kada norite turėti galutinį rezultatą?
  • ar su projektu dirbsiantis žmogus ar žmonės turės pakankamai kompetencijų, laiko ir noro įsigilinti į projektą ir jį įgyvendinti?
  • kaip papildoma veikla gali įtakoti šio žmogaus ar žmonių tiesioginį darbą ir kokius kompromisus, pvz., dėl kokybės, esate pasiruošę daryti?
  • kokie su papildomu projektu dirbsiančio žmogaus finansiniai lūkesčiai?

Neabejoju, jog šie atsakymai padės geriau pamatyti situaciją ir išvengti nemalonių staigmenų projekto eigoje.

Projektui įgyvendinti, pasitelkime išorinę pagalbą

Laikui bėgant keitėsi ir mano požiūris, ir reagavimas į išorinius specialistus ir jų teikiamą naudą. Ir tai visai nesusiję su mano dabartine veikla 🙂 Visokių situacijų – sėkmingų ir nesėkmingų – yra tekę patirti dirbant su išoriniais specialistais, bet pabandžius išties pasimato bendro darbo vertė ir nepaisant to, kad samdyti išorinį žmogų gali kainuoti daugiau pinigų, pasamdytas specialistas gerokai palengvina naujų projektų įgyvendinimą ir atlaisvina tavo laiką ir mintis kitiems dalykams, be to, suteikia galimybę pažvelgti į įgyvendinamą projektą nauju žvilgsniu. 

Išorinio eksperto privalumai:

  • papildomos žinios ir resursai norimam projektui įgyvendinti;
  • padeda sutaupyti laiką;
  • padeda pamatyti situaciją iš šalies;
  • projektas / idėja įgyvendinami greičiau;
  • jei į tam tikrus projekto etapus įtraukiami ir kiti įmonės žmonės, galimybė mokytis ir stiprinti komandą.

Apie išorinio specialisto trūkumus lengviausia būtų kalbėti konkrečios įmonės ir specialisto kontekste.  Na, tarkim, įmonė turi ribotą biudžetą, dėl to samdyti išorinį ekspertą jiems yra per brangu. Arba įmonei yra labai svarbu, kad projektas būtų įgyvendintas konkrečiam terminui, tokiu atveju, trūkumu galėtų būti tai, kad turi pasitikėti išorinio eksperto gebėjimu atlikti užduotį laiku. Net nežinau, ar tai trūkumas, sakyčiau, labiau tema, kurią svarbu būtų aptarti prieš pradedant bendradarbiauti. Mano manymu, apie trūkumus diskutuoti net nereikės, jei prieš pradedant bendradarbiauti tiek įmonė, tiek specialistas tinkamai atliks namų darbus, t.y. išsiaiškins poreikius, išsakys poreikius, įsivertins galimybes, susitars dėl terminų, laukiamo rezultato, kt.

Galvoju, kad renkantis išorinį ekspertą remtis vien tik kitų žmonių rekomendacijomis nėra teisinga, nes rekomendacijos yra pirmiausiai apie rekomenduojančio žmogaus įspūdį ir asmeninę patirtį su šiuo specialistu, ir tai nebūtinai reikš, kad ir jums su rekomenduojamu žmogumi bus lengva dirbti. Todėl renkantis išorinę pagalbą, pirmiausiai siūlyčiau atkreipti dėmesį į:

  • tai, ką ir kaip išorinis ekspertas apie save komunikuoja savo tinklapyje, LinkedIn, pajusti ar tai jums patinka, yra artima ir pan.;
  • bendrą atmosferą ir savo savijautą pirmojo susitikimo metu, t.y. kaip aš jaučiuosi bendraudama ar bendraudamas su šiuo žmogumi, ar man ji/ jis kelia pasitikėjimą, ar bendrauti yra lengva ir pan.

Pavyzdžiui, iš mano asmeninės patirties dažniausiai pasiteisino darbas su žmonėmis, apie kurių teikiamas paslaugas sužinojau iš jų komunikacijos LinkedIn arba jų paslaugas pristatančio tinklapio, o su rekomenduotais žmonėmis darbas kažkuriame etape nutrūkdavo ir tai labiausiai įtakojo tų specialistų bendravimo gebėjimai bei nepakankamai tikslus projekto apimties įvertinimas ar ne iki galo suprasti kliento poreikiai.

Jei jau apsisprendėte savo projektui samdyti išorinį ekspertą, aptarkite tai su komanda. Be abejo, visada galima vadovautis principu „aš čia vadovas ar vadovė“ ir galiu priimti kokį noriu sprendimą, tačiau atmosfera komandoje bus daug geresnė, jei prieš priimdami galutinį sprendimą pasidalinsite savo matymu su komanda. Pristatydami komandai idėją, pasidalinkite savo nuomone ir argumentais, kodėl konkrečiam projektui įgyvendinti reikia išorinio eksperto, kokius privalumus tame matote, išklausykite komandos argumentus ir abejones, ir patyrinėkite galimus scenarijus.

Svarbu ne įmonės dydis, o įmonės norai ir galimybės

Apibendrindama galvoju, kad sprendimui samdyti išorinį ekspertą ar ne, įmonės dydis neturi reikšmės. Sprendimui priimti svarbiau kiekvienos įmonės situacija, norai ir galimybės. Ir iš savo asmeninės patirties sakyčiau, kad verta būti išbandžius abu kelius.

Kiekvienoje situacijoje, kai susiduriate su dilema, ar daryti patiems, ar samdyti išorinį ekspertą visada verta įsivertinti abu scenarijus ir pasirinkti tą, kuris tuo metu geriausiai tinka jūsų įmonei.