Verslo procesų dokumentavimas
Kas tai ir kaip tai vyksta?
Kiekvieną verslą ar organizaciją sudaro daugybė skirtingų procesų. Tam, kad įmonė visada dirbtų sklandžiai, svarbu dokumentuoti (arba aprašyti) vykstančius procesus ir darbo eigą.
- Darbuotojas išeina atostogų – kas jį pavaduos, ar pavaduojantis darbuotojas žinos, ką ir kaip daryti?
- Įmonėje pradeda dirbti naujas darbuotojas – kaip jį supažindinsite su įmonės veikla ir vidiniais procesais?
Šiose ir panašiose situacijose aprašyti įmonės verslo procesai leidžia sklandžiai tęsti įmonės darbą.
Verslo procesų dokumentavimas – tai instrukcijų rinkinys, padedantis komandai nuosekliai atlikti užduotis, įmonei standartizuoti procesus bei pagerinti veiklos efektyvumą. Kiti galimi pavadinimai: veiklos procesų aprašymas, politika, standartas, tvarka, gairės.
Mūsų bendradarbiavimo metu konsultuodamasi su jumis ir / arba jūsų komandos nariais parengiu aiškios struktūros jums svarbių verslo procesų aprašymus, parengtus aprašymus patikriname kasdieniniame darbe ir su galutiniais aprašymais supažindiname visą komandą. Galutinis mūsų bendradarbiavimo rezultatas – aiškios struktūros verslo procesą / procesus aprašantis dokumentas / dokumentai.
Kada to reikia?
Galvoti apie verslo procesų dokumentavimą verta, jei:
- padidėjo įmonės klientų ir užsakymų skaičius;
- įmonės darbuotojų skaičius padidėjo kelis kartus;
- didelė darbuotojų kaita;
- kolegoms išėjus atostogų, kyla sumaištis ir nespėjate atlikti darbų laiku ir kokybiškai;
- įmonės veikla nėra nuosekli;
- nuolat nespėjate tam tikrų darbų atlikti laiku;
- nepavyksta užtikrinti norimos paslaugų kokybės;
- įmonės veiklos procesus sudaro daug pasikartojančių užduočių.
Verslo procesai, kuriuos galima dokumentuoti:
- veiklos valdymo procesas;
- klientų aptarnavimo standartas;
- klientų nusiskundimų sprendimo procesas;
- įrangos tikrinimo ir priežiūros procedūros;
- paslaugų teikimo procesas;
- naujo darbuotojo priėmimas;
- naujo darbuotojo įvedimas;
- personalo ugdymas;
- kt.
Kokia nauda įmonei?
- Veiklos tęstinumo užtikrinimas. Kai verslo procesai yra aprašyti, įmonės veiklos nesutrikdo komandos narių atostogos, darbuotojų nedarbingumas, darbuotojų karjeros pokyčiai įmonės viduje ar darbuotojų išėjimas.
- Kokybė. Klaidas darome tuomet, kai nežinome, kaip atlikti užduotį, arba, jei informacijos turime, bet nespėjame, nesugebame tos informacijos nuosekliai pritaikyti.
- Greitesnis naujų darbuotojų įvedimas. Verslo procesų aprašymai padeda jums lengvai perteikti naujiems darbuotojams reikalingas žinias. Be to, nauji darbuotojai žino, kur reikia ieškoti reikalingos informacijos. Ir tai reiškia, kad apmokant naujus darbuotojus jums ar kolegoms nebereikia kaskart skirti laiko instrukcijų rengimui, kalbėtis valandų valandas su naujais žmonėmis, siekiant perteikti sukauptas žinias ar paliekant naujus žmones ieškoti informacijos savarankiškai.
- Įmonės žinių ir patirties išsaugojimas. Padeda apibendrinti sukauptas žinias ir išsaugoti jas ateičiai.
- Veiklos efektyvumas. Verslo procesų aprašymas padeda sutaupyti žmonių laiką ir įmonės pinigus, padidinti efektyvumą.
Sudomino ši paslauga?
Klientų atsiliepimai